Deal-Tracker für Fix and Flip: So behältst du bei mehreren Objekten den Überblick

Warum eine einzelne Kalkulationstabelle nicht reicht, sobald mehr als ein Objekt läuft

Beim ersten Flip reicht meistens ein Notizzettel und eine einzelne Kalkulationstabelle. Beim dritten oder vierten Objekt, das parallel läuft, merkt man schnell, dass man sich nicht mehr merken kann, welcher Handwerker bei welcher Baustelle wann fertig sein soll und wo das Budget schon über dem Plan liegt. Genau an diesem Punkt braucht es ein System, kein zusätzliches Talent zum Improvisieren.

Eine Kalkulation pro Objekt zeigt die Zahlen eines einzelnen Deals sauber, mehr aber auch nicht. Sie zeigt nicht, in welcher Phase jedes laufende Projekt gerade steckt, wo ein Termin zu kippen droht, oder wo die Ist-Kosten schon spürbar vom Plan abweichen. Dafür braucht es eine Pipeline-Übersicht, die alle Objekte gleichzeitig zeigt, nicht fünf einzelne Excel-Dateien, die niemand mehr parallel im Kopf behält.

Die fünf Phasen einer Fix-and-Flip-Pipeline

Akquise

Objekt gesichtet, Erstkontakt hergestellt, Unterlagen angefragt. In dieser Phase lohnt sich schon eine kurze Notiz zu Quelle und erstem Eindruck, damit später nachvollziehbar bleibt, woher ein Deal kam und welche Akquise-Wege sich lohnen.

Prüfung

Besichtigung, Kalkulation, Due Diligence, Finanzierungszusage. Hier entscheidet sich, ob aus einem Kontakt überhaupt ein Kauf wird. Wie ein Objekt schon vor der Besichtigung vorgeprüft wird, zeigt der Artikel Welche Immobilien eignen sich zum Flippen?, die eigentliche Zahlenkalkulation gehört in den Online-Rechner oder Profi-Excel-Rechner.

Kauf

Notartermin vereinbart, Kaufvertrag unterschrieben, Übergabe erfolgt. Ab hier läuft die Uhr für Finanzierungskosten und Haltekosten, was in der Pipeline sichtbar mitgeführt werden sollte.

Renovierung

Gewerke beauftragt, Baufortschritt, Ist-Kosten gegen Budget. Die längste und in der Regel unruhigste Phase, in der die meisten Verzögerungen entstehen und deshalb auch der größte Nutzen aus einer sauberen Übersicht gezogen wird.

Verkauf

Vermarktung, Besichtigungen, Notartermin Verkauf, Zahlungseingang. Jedes Objekt durchläuft diese fünf Phasen, aber nie im gleichen Tempo. Genau deshalb lohnt sich eine Übersicht, in der auf einen Blick erkennbar ist, welches Objekt wo steht.

Was pro Objekt in den Tracker gehört

Für den Start reichen wenige, aber konsequent gepflegte Felder: Adresse und Kurzbezeichnung, aktuelle Phase, geplantes und tatsächliches Budget für Kauf, Sanierung und Nebenkosten, geplanter und tatsächlicher Zeitplan, verantwortliche Person je Gewerk, und ein freies Feld für offene Punkte oder Blocker. Das reicht völlig aus, egal ob die Umsetzung in Excel, Google Sheets, Notion oder Airtable erfolgt. Excel und Google Sheets sind am schnellsten eingerichtet und für die meisten Einsteiger völlig ausreichend. Notion eignet sich gut, wenn zu jedem Objekt auch Dokumente, Fotos und Notizen an einem Ort gesammelt werden sollen. Airtable spielt seine Stärken erst aus, wenn mehrere Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Objekten arbeiten und Ansichten nach Phase, Verantwortlichem oder Zeitplan gefiltert werden sollen. Keines dieser Werkzeuge ist grundsätzlich falsch, die Wahl hängt an der Teamgröße und der Zahl der parallelen Objekte, nicht am Funktionsumfang allein. Wichtiger als das gewählte Tool ist die Disziplin, die Tabelle wöchentlich zu aktualisieren. Ein Tracker, der zwei Monate lang nicht gepflegt wurde, zeigt nur noch einen veralteten Zustand und bringt dann weniger als gar keiner, weil er ein falsches Gefühl von Übersicht vermittelt.

Plan gegen Ist, nicht nur Plan

Der Unterschied zwischen einer guten und einer mittelmäßigen Pipeline zeigt sich vor allem in einer Spalte: der Abweichung zwischen geplantem und tatsächlichem Budget je Objekt. Wer nur den Plan festhält, aber nie systematisch mit dem Ist abgleicht, merkt Budgetüberschreitungen oft erst beim Verkauf, wenn es zu spät ist, um noch gegenzusteuern. Ein wöchentlicher Soll-Ist-Abgleich pro laufender Baustelle ist die einzige Möglichkeit, frühzeitig zu erkennen, welches Objekt aus dem Ruder läuft.

Ein Beispiel, wie eine Zeile aussehen kann

Konkret kann eine einzelne Zeile in der Pipeline so aussehen: Objekt "Musterstraße 12, Musterstadt", Phase "Renovierung", Budget Sanierung geplant 60.000 Euro, Ist-Stand aktuell 52.000 Euro bei rund 80 Prozent Baufortschritt, geplanter Fertigstellungstermin 15. November, aktueller Blocker "Fliesen für Bad verzögert sich um zwei Wochen", verantwortlich für Nachverfolgung eine bestimmte Person aus dem Team. Schon diese wenigen Felder reichen, um in einer wöchentlichen Runde in unter einer Minute pro Objekt den Status zu erfassen, ohne jedes Mal alle Beteiligten einzeln durchzufragen.

Bei mehreren Gewerken gleichzeitig kommt dazu häufig die Frage, ob man mit einem Generalunternehmer oder mit Einzelvergabe an die jeweiligen Handwerksbetriebe arbeitet. Diese Entscheidung wirkt sich direkt darauf aus, wie viele Ansprechpartner in der Pipeline pro Objekt auftauchen und wie viel Koordinationsaufwand tatsächlich bei einem selbst hängen bleibt. Mehr dazu im Artikel GU vs. Einzelvergabe: So koordinierst du deine Handwerker richtig.

Der wöchentliche Jour Fixe als fester Termin

Ein Tracker bringt nur etwas, wenn er regelmäßig angeschaut wird, nicht nur gepflegt. Bewährt hat sich ein fester wöchentlicher Termin, in dem jedes laufende Objekt kurz durchgegangen wird: Ist die Phase noch aktuell, stimmt der Zeitplan noch, gibt es neue Blocker. Bei zwei oder drei Objekten dauert das wenige Minuten. Bei zwanzig oder mehr wird daraus ein strukturierter Termin von einer halben Stunde, der aber verhindert, dass ein einzelnes Problem unbemerkt wochenlang liegen bleibt und am Ende teuer wird.

Wie mehrere parallele Baustellen in der Praxis koordiniert werden

Bei Flipper Consulting laufen aktuell 20 bis 30 Baustellen parallel, teils in Eigenregie, teils über Partnerflipper. Bei dieser Anzahl reicht eine einfache Tabelle allein nicht mehr aus, ohne dass klare Verantwortlichkeiten je Objekt und ein fester Rhythmus für Statusabgleiche dazukommen. Wer mit einem oder zwei Objekten startet, muss diesen Aufwand noch nicht betreiben, sollte die Grundstruktur aus Phasen und Soll-Ist-Vergleich aber von Anfang an mitdenken. Ein System, das von Beginn an mit dem Wachstum mitwächst, erspart später die mühsame Umstellung von der Zettelwirtschaft auf ein echtes Tool, mitten in laufenden Projekten.

Wann sich ein spezialisiertes Tool statt einer eigenen Tabelle lohnt

Läuft man mit vielen Objekten parallel, wird eine selbstgebaute Tabelle irgendwann selbst zum Vollzeitjob, weil Formeln, Verknüpfungen und Formatierungen mitgepflegt werden müssen. An diesem Punkt lohnt sich ein Tool, das Kalkulation und Pipeline gemeinsam abbildet, statt beides getrennt zu pflegen und manuell zu synchronisieren. Bis dahin reicht eine saubere, einfache Tabelle mit den fünf Phasen und den wichtigsten Kennzahlen völlig aus, um nicht den Überblick zu verlieren.

Die kurze Version

Ab dem zweiten oder dritten parallel laufenden Objekt braucht es eine Pipeline-Übersicht mit fünf klaren Phasen: Akquise, Prüfung, Kauf, Renovierung, Verkauf. Entscheidend ist weniger das Tool als die wöchentliche Pflege und ein echter Soll-Ist-Abgleich beim Budget, nicht nur die reine Planzahl. Wer diese Struktur von Anfang an mitdenkt, kann später problemlos mit der Zahl der Baustellen mitwachsen, ohne mittendrin das System wechseln zu müssen.